Wenn Sie Microsoft Teams verwenden, um mit Ihren Arbeitskollegen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, besteht eine gute Chance, dass Ihr Team auch den Planner zur Aufgabenverwaltung verwendet. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den Planner in Teams verwenden können und Ihre Aufgaben neben dem Team-Chat anzeigen können.
Microsoft betrachtet Teams als ein "einziges Glasfenster", durch das Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort sehen können. Das Unternehmen hat Integrationen mit anderen Office 365 (O365)-Anwendungen wie Word, Excel, Forms, Sway und anderen sowie eine Vielzahl von Drittanbieteranwendungen hinzugefügt.
Eine der Anwendungen, die Sie integrieren können, ist der Planner, die Aufgabenverwaltungsanwendung von Microsoft. Wir haben den Planner bereits ausführlich behandelt. Es ist ein solider Aufgabenmanager mit einigen netten Funktionen und nahtloser Integration mit anderen O365-Anwendungen wie Outlook. Der Planner ist gut für die Einzelverwendung, entfaltet jedoch sein volles Potenzial, wenn ein Team von Personen ihn verwendet, um Aufgaben zwischen Buckets, Verantwortlichen und Terminen zu verschieben.
Wenn Sie Microsoft Teams zur Zusammenarbeit und den Planner zur Aufgabenverwaltung verwenden, können Sie sie einfach verknüpfen, damit Sie Ihre Pläne in Teams anzeigen können. Sie können neue Pläne hinzufügen, vorhandene Pläne anzeigen und alle Ihre Pläne und Aufgaben an einem Ort anzeigen. Sie können sogar Ihren Plan in der Planner-App öffnen, um administrative Aufgaben zu erledigen, die Sie in Teams nicht erledigen können.
Wie man einen neuen Plan zu Ihrem Team hinzufügt
Teams verwendet das Konzept von Tabs, ähnlich wie ein Webbrowser. Um einen neuen Plan zu Ihrem Team hinzuzufügen, wählen Sie den Kanal aus, zu dem Sie den Plan hinzufügen möchten. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) rechts neben den Tabs.
In dem Fenster "Tab hinzufügen" klicken Sie auf "Planner".
In dem Planner-Fenster wählen Sie die Optionsfeld neben "Neuen Plan erstellen" aus und geben einen Namen für Ihren Plan ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Im Kanal über diesen Tab posten", wenn Sie Ihr Team darüber informieren möchten, dass Sie einen neuen Plan erstellt haben, und klicken Sie auf "Speichern".
Ihr Plan wird erstellt und ist jetzt in einem neuen Tab sichtbar.
Sie sind bereit und können loslegen! Sie können Aufgaben erstellen und zuweisen, wie Sie es im Planner tun würden.
Wie man einen vorhandenen Plan zu Ihrem Team hinzufügt
Das Hinzufügen eines vorhandenen Plans ist etwas anders. Wenn Sie einen neuen Plan erstellen - entweder direkt über den Planner oder in einer Microsoft 365/Office 365 (M365/O365)-Gruppe - hat er spezifische Berechtigungen. Wer den Plan sehen und bearbeiten kann, unterscheidet sich in Ihrem Team, daher können Sie diesen Plan nicht direkt zu Ihrem Team hinzufügen.
Auch wenn Ihr Team und Ihr Plan derzeit identische Berechtigungen haben, werden sie an unterschiedlichen Orten verwaltet. Jemandem Berechtigungen für einen Plan zu geben bedeutet, Berechtigungen für die gesamte M365/O365-Gruppe zu geben, in der er erstellt wurde. Teams können Ihren Plan in dieser Situation nicht integrieren, da sie nicht sicher sein können, welche Berechtigungen gewährt werden sollen, wenn eine neue Person dem Team hinzugefügt wird.
Es gibt jedoch eine andere Möglichkeit, einen Plan zu integrieren: Sie können einen Link verwenden.
Öffnen Sie den Plan, den Sie in Teams integrieren möchten. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...) oben im Plan und wählen Sie "Link zum Plan kopieren".
Sie sehen ein kleines Banner unten links, das anzeigt, dass der Link in die Zwischenablage Ihres Computers kopiert wurde.
Öffnen Sie jetzt Teams und klicken Sie auf das Pluszeichen (+) rechts neben den Tabs.
In dem Fenster "Tab hinzufügen" klicken Sie auf "Website".
Geben Sie einen Namen für den Tab ein, fügen Sie die URL ein, die Sie aus dem Planner kopiert haben, und klicken Sie auf "Speichern".
Damit wird Ihr Plan dem Team hinzugefügt. Möglicherweise müssen Sie sich beim ersten Mal, wenn Sie dies tun, bei O365 anmelden, aber Sie müssen sich nicht jedes Mal anmelden, wenn Sie auf den Tab zugreifen.
Im Gegensatz zum Hinzufügen eines neuen Plans handelt es sich hierbei um die tatsächliche Webseite des Planner für den Plan, die in Teams eingebettet ist. Sie können auf dieser Seite die gleichen Dinge tun wie im Planner.
Wenn jemand in Ihrem Team bei O365 angemeldet ist, den Plan jedoch nicht sehen kann, liegt dies normalerweise daran, dass er oder sie keine Berechtigung erhalten hat. Sie müssen zum Planner gehen und dieser Person eine Mitgliedschaft in der Gruppe gewähren.
Wie man alle Pläne und Aufgaben in Teams anzeigen kann
Es kann nützlich sein, mehrere Pläne zu haben, aber es kann auch mühsam sein, von Tab zu Tab zu wechseln, um alle Ihre Aufgaben anzuzeigen. Glücklicherweise gibt es in Teams eine App, die Ihnen dabei helfen kann.
Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...) in der Seitenleiste. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf "Planner".
Ein Planner-Button wird der Seitenleiste hinzugefügt, der Ihre Aufgaben aus allen Plänen anzeigt, auf die Sie Zugriff haben.
Dies zeigt nicht nur die Aufgaben der in Teams integrierten Pläne an, sondern auch die Aufgaben von jedem Plan, bei dem Ihnen Aufgaben zugewiesen wurden.
Nachdem Sie auf einen anderen Button in der Seitenleiste geklickt haben, verschwindet der Planner-Button jedoch. Um ihn zu fixieren, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Planner-Button und wählen Sie "Anheften".
Der Planner-Button bleibt jetzt in der Seitenleiste sichtbar.
Was Sie in Teams nicht tun können, aber im Planner tun können
Wenn Sie Ihren Plan mit einem Link von einem vorhandenen Plan hinzugefügt haben, können Sie alles tun, was Sie im Planner tun können. Dies liegt daran, dass Sie Ihren tatsächlichen Plan auf einer Webseite anzeigen, die in Teams eingebettet ist.
Wenn Sie Ihren Plan direkt in Teams erstellt haben, können Sie fast alles mit Ihrem Plan tun, was Sie im Planner tun können. Sie können Aufgaben erstellen, zuweisen oder bearbeiten, analytische Informationen im Diagramm-Tab anzeigen, den Kalender im Schedule-Tab anzeigen usw.
Um jedoch die folgenden Aufgaben abzuschließen, müssen Sie die Planner-App aufrufen:
- Einen Plan als Favorit hinzufügen
- Einen Plan löschen
- Einen kompletten Plan kopieren
- Ihren Plan veröffentlichen, um ihn im Outlook anzuzeigen
Um den Planner in Teams zu öffnen, klicken Sie auf das Globus-Symbol in der oberen rechten Ecke eines Tabs mit einem Plan.
Teams und Planner gehen Hand in Hand, wenn Sie in einer Gruppe arbeiten. Es ist offensichtlich, dass Microsoft sich bemüht hat, diese Anwendungen zu integrieren und den Prozess zu vereinfachen. Sparen Sie also ein paar Klicks und behalten Sie Ihre Arbeit an einem Ort, indem Sie Ihren Plan zu Ihrem Team hinzufügen.